lunes, 27 de agosto de 2012

Horrorrrr... ¡Me falta tiempo!...


Cyril Northcote Parkinson (GB: 1909-1993) estudio el fenómeno de la burocracia británica observando que, a medida que el Imperio Británico declinaba en importancia, el número de empleados de la Oficina Colonial aumentaba entre un 5 y 7 por ciento al año independientemente de las variaciones en la cantidad de trabajo.

Como resultado de sus investigaciones, en 1957 publico Parkinson's Law, or The Pursuit of Progress, un libro que contiene sus famosas leyes sobre el trabajo y el comportamiento de las personas en las organizaciones.
  • El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización
  • El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia 
  • Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos
  • Por mucho espacio que haya en una oficina, siempre hará falta

Las dos primeras leyes están relacionadas con la gestión del tiempo y, consecuentemente, con la productividad. Pero, ¿cómo podemos combatir las leyes de Parkinson para que no se cumplan? Hay dos cosas fundamentales: Asignar un tiempo a cada tarea y priorizar cada una de las tareas.

Priorizar las tareas es la regla número uno para gestionar de manera eficaz nuestro tiempo y,  la mejor forma de hacerlo es clasificar las tareas diarias ayudándonos de la matriz de administración de tiempo de Covey donde se diferencian cuatro tipo de tareas en función de su prioridad:
  1. Urgente e Importante - Suele ser lo que menos nos apetece hacer, por eso ha llegado a convertirse en Urgente. No te dilates más, marca un tiempo para hacer la tarea y, ¡¡hazlo!!
  2. No urgente pero Importante - Es lo siguiente que tienes que hacer, de lo contrario, acabara pasando al primer cuadrante y otra vez estarás en situación de 'peligro' de estrés
  3. Urgente pero No importante - Aquí entran los llamados 'ladrones de tiempo' que aprenderemos a gestionar en próximos artículos.
  4. No urgente y No importante - A menudo es lo que más nos apetece hacer y, lo que primero hacemos. ¿Por qué no  dejarlo para lo último al estilo 'vino en las Bodas de Caná'?
Tanto en la vida personal como en la profesional, es más productivo dar prioridad a lo Importante sobre lo Urgente.



Otras conocidas leyes de la gestión del tiempo:
  • Cuarta Ley de Murphy: 'Nada es tan sencillo como parece, todo lleva más tiempo del que debería' por lo que una planificación realista es vital para lograr nuestros objetivos.
  • Principio o Ley de Pareto: 'Un 20% de nuestro tiempo dará lugar al 80% de nuestros resultados'. Priorizar las actividades y centrarse en las más importantes. Con eso lograremos llegar al 80% de los resultados que pretendemos.
  • Ley Drucker: 'Tenemos que reservar tanto tiempo para nuestras oportunidades como lo hacemos para nuestros problemas' ¿Por qué no utilizar más tiempo en evitar problemas? Generalmente dedicamos más tiempo a solucionar los problemas generados. Es mejor invertir los términos y focalizar nuestro esfuerzo en el éxito.

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2 comentarios:

  1. Empiezo a aplicarme las administraciones de tiempo ya mismo y sobre todo después de leer el artículo.

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    1. Hazlo, y veras como los resultados son inmediatos.

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